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远程加线下、综合型证据保全公证助持疫区企业改制进程

来源:幸运28|首页

【案例简介】

2020年3月25日,是湖北省黄石市黄石公证处受新型冠状病毒疫情影响后复工的第二天。本市某大型集团企业代理人黄某来到黄石公证处,申请办理该集团改制有关情况的证据保全公证。

经黄石公证处企业绿色通道,由公证处主要业务负责人、公证员王某某亲自接待了代理人黄某。经向申请人的代理人黄某等人详细沟通,公证员对该企业申请的证据保全背景情况有了基本的掌握。

申请人黄石某大型集团企业因改制进程发展,已对该集团下属某公司的股权进行了清理,由于当年清理股权时间紧迫,所涉及的众多小股东也均为集团员工,股权清理工作进行顺畅且并未引起争议与纠纷,故该集团当年并未就清理股权的情况申办相关公证事项。

现该集团拟进一步深化企业改制工作并促使企业上市,故委托北京某律师事务所对相关企业股权资产等情况进行尽职调查。但由于新型冠状病毒疫情突发,疫情防控工作仍在持续,省内外公共交通、人员往来等仍然存在阻碍。故北京某律师事务所的委托代理律师无法亲自来黄石进行尽职调查工作,经委托代理律师商讨决议,并参考证监部门近年来的上市案例,拟采取远程线上方式对该集团所涉300多名原职工股东进行调查访谈。由北京某律师事务所律师通过国内某知名线上会议软件对该黄石本地集团已复工的300多名原职工股东分组进行调查访谈,并由职工股东现场签署有关文件。北京律师事务所律师经远程视频录屏辅以证券业工作人员远程观摩见证方式确保北京方面访谈现场的视听证据。而黄石本地集团的工作,由委托律师建议采取公证证据保全方式进行,以增强整个调查访谈工作的可信度与证据力。

经紧张研判及与北京律师事务所律师进行沟通,黄石公证处为本次证据保全公证拟定了详细的工作方案。公证处认为,本次律师尽职调查访谈工作,不仅仅是对律师通过线上方式进行访谈的活动以拍照和摄像方式保全整个活动现场的过程,同时,对现场形成的访谈笔录、确认函等重要文件资料同样需要采取保全措施,以确保整个访谈工作的同一和完整,尽可能保证现场即时形成的文件资料纯净、无污染。但由于访谈笔录提纲等文件资料还需要委托进行访谈的执业律师进行签名,故建议现场由职工股东签署的文件为一式两份,现场签署完毕分别进行封存封签后交申请人寄送北京有关机构,并建议后继律师启封和签署其中一套文件资料的过程也采取公证证据保全方式进行。

又因新冠病毒影响,所涉300多名职工股东均为该集团员工,且已经返回企业复工复产,为减少不必要人员流动,保障企业及社会疫情防控管理工作有效进行。由该集团采取分流分组方式进行调查访谈工作。

故,黄石市黄石公证处于2020年3月25日指派公证员王某某、周某组建两套共六人的工作小组,进驻该集团。首先由公证工作人员检查了所使用的拍照和摄像设备,并对该集团内部网络设备、计算机设备、拟进行访谈工作两处工作场景环境、集团网络工程师调试现场等情况采取拍照、摄像、工作人员说明承诺等方式进行了保全。

其后,公证人员对线上会议登录情况,远程访谈人、参加人通过线上视频软件展示的面貌特征和证件资料进行了记录。被访谈对象进行分组,每组不超过五人分别进入访谈会议室。通过线上视频向远程访谈人展示证件、相貌、签署的文件笔迹,由远程访谈人进行审核确认。随后由远程访谈人说明背景情况并按照访谈调查提纲进行访谈,由被访谈人通过视频进行反馈。

访谈工作结束后,工作人员搜集现场签署的文件资料,并进行封存,由黄石公证处工作人员加盖封签章,封存人员签名。因涉及人员众多,访谈工作持续约近一周左右时间,公证人员还对每日结束访谈后的会议现场进行了清理,对会场内所用设备和会议室门窗进行了封贴。全部过程由工作人员采取摄像和拍照方式进行了保全。

经过连续多日紧张而有序的工作,整个保全活动得以高质量顺利完成,黄石公证处公证员严谨认真的工作得到参与各方一致高度认可,为该集团整合改制进程奠定了扎实基础。同时,结合疫情情势,公证处为该集团减免了近三分之一的公证费用。


【公证书格式】

     

2020)X黄石XXXX字第XXX

申请人: 黄石XXXXXXXXXXXXXX公司,统一社会信用代码: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,住所:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

法定代表人: XXXX,一九XXXX日出生,公民身份号码: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

委托代理人: XX,一九XXX日出生,公民身份号码: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXX,一九XXXXXX日出生,公民身份号码: XXXXXXXXXXXXXXX

拍照人、摄像人: XXXX,一九XXXX日出生,公民身份号码: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

公证事项: 保全证据

申请人黄石XXXXXX公司(以下简称XX公司)的代理人XX2020年3月25日来到我处称: XXXX公司是黄石XXXXXXXXXXX幸运飞艇平台(以下简称XX集团)的原股东,为明确相关股权事宜,维护其合法权益,拟委托有关律师、中介机构及人员就相关情况对XX公司的股东及原股东进行访谈活动。因受新冠疫情影响拟采取互联网远程视频形式进行,现向本处申请对上述访谈活动现场过程进行证据保全。

根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定,公证员XXXXX、公证员助理XX2020年3月XX日上午来到黄石市XXXXXXXXXXXXXX的厂区,经门卫检查后进入厂区内,在该厂区内标记有XXXXXX”字样的公司大楼,进行了如下保全行为:

一、公证员XXXX、公证员助理XX对拍摄人XX将使用的摄像和拍照设备、存储卡进行清洁性检查,未发现摄像机、照相机内部存储及存储卡内有照片和视频。

二、在标有XXX”字样的公司大楼前由拍摄人XX使用上述摄像设备大楼外部环境进行拍照。在申请人的代理人XX的指引下,公证员XXXXX、公证员助理XX,摄像人XXX共同来到该大楼一楼标记有1XX”的会议室。在公证人员的监督下,XX打开该会议室门锁,随行人员一同进入会场。

三、XX启动本处提供的笔记本电脑(以下简称电脑),由XX指认为XX集团网络管理员的XX对将使用的网络及上述电脑进行调试,由其确认所使用的网络为XX集团内部安全网络,确定上述电脑和互联网正常连接。

XX打开电脑中已预先在本处安装XX会议视频软件,用其本人手机(手机型号: XXX)内微信号为XXXXXXXXXX的微信手机端软件扫码登录上述XX会议软件电脑端,链接进入会议号为XXXXXXXXX的在线会议群。

在会议号为XXXXXXXXX的在线会议群内,用户昵称显示为XXXXXX”(以下简称访谈人)的用户自述为北京市XX律师事务所律师;用户昵称显示为XXX”的用户自述为XXXX工作人员,并展示了身份证。随后访谈人通过前述XX会议视频,对38名被访谈人进行了下列访谈活动: 1、被访谈人签署《确认及承诺函》(一式两份)并按手印;2、由现场工作人员通过手机端XX会议视频向上述访谈人展示被访谈人的身份证、面部特征和签署完的《确认及承诺函》;3、由上述访谈人对被访谈人进行在线访谈,完成在线访谈后,被访谈人签署《访谈提纲》(一式两份)并按手印;4、由现场工作人员通过手机端XX会议视频向上述访谈人展示被访谈人签署完的《访谈提纲》;5、完成对以上被访谈人的访谈

访谈过程中,38名被访谈人分8组参加上述访谈活动一组访谈结束,由现场工作人员XX收回签署完毕的《确认及承诺函》和《访谈提纲》,交由公证员XX保管后,下一组被访谈人再进入1XX会议室接受远程视频访谈,至2020年3月XXXXXX分左右,结束对以上38名被访谈人的视频访谈活动。

前述38名被访谈人展示身份证显示的名字分别是: XXX、XXX、XXX······

四、上述访谈活动结束,被申请人的代理人XX,在公证员的监督下,将上述38名被访谈人签署完毕的文件均分,并装进两个文件袋进行封存公证员XX加盖XXXXXXXX”的印章。现场工作人员XXXXX分别在封条上签名。上述文件存完毕后,交由公证员XX保管。  

上述活动过程由XXXXX进行摄像和拍照,现场共取得照片XX张,视频XX段。

五、2020年3月XXXX: XX左右,公证员XXXX、公证员助理XX共同将上述工作设备和封存文件袋带回黄石公证处。之后由公证员XX、公证员助理XX共同将上述照片和视频复制到本处电脑内并由公证员XX申请人的代理人XX对上述照片和视频进行比对和确认。

公证员XX上述XX张进行冲印,并将上述照片和视频(共XX张照片、XX段视频)刻录至一张光盘内(并按申请人申请的副本数进行复制)。

兹证明上述保全行为过程均是在本公证员、公证员XX、公证员助理XX的监督下完成。本公证书所附XX张照片的冲印件和数据光盘中的照片和视频均为XXX在上述现场拍照、摄像所得,与实际情况相符。现场所封存的X袋文件交给申请人的代理人黄X保管。

附件: 1、照片(冲印件)XX张。

2、数据光盘X张。

3、封存文件X袋。

中华人民共和国湖北省黄石市黄石公证处

二〇二〇年XXX


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